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PRAEs prüfen und freigeben

Verfügbar ab Rolle: Prüfer

Dies ist der zentrale Arbeitsbereich für Prüfer: alle im Verein eingereichten PRAEs kontrollieren, korrigieren, zur Freigabe stellen und freigeben.

PRAE-Liste

Menüpunkt "PRAEs" (Seitentitel "PRAE-Liste").

📷 Screenshot: PRAE-Liste mit Tabs "Zur Freigabe", "Fehlerfälle" usw.

• Volltextsuche (Person, Zeitraum, Betrag, Status) plus Filter nach Monat, Jahr und exaktem Status.
• Tabs mit Live-Zählern: "Zur Freigabe", "Fehlerfälle" (= Korrektur Person + OCR Fehler + Person NEU), "Aktueller Monat", "Freigegeben, nicht bezahlt", "Alle".
• Tabellenspalten: Person, Zeitraum, Betrag, Status (Chip), Quelle, Eingereicht. Zeilenklick öffnet die Detailseite.
• Im Tab "Zur Freigabe" gibt es eine Checkbox-Spalte zur Mehrfachauswahl. Sind Zeilen markiert und bist du berechtigt freizugeben, erscheint der Button "Ausgewählte freigeben (n)" inkl. laufender Summe.

Status-Workflow

Jede PRAE durchläuft einen festen Satz an Status – Details und alle erlaubten Übergänge siehe Status-Glossar. Kurzfassung der für Prüfer relevanten manuellen Übergänge:

• Ausstehend → Zur Freigabe stellen / Ablehnen / Zurück zur Korrektur (Person) / Zurück zur Korrektur (OCR)
• Zur Freigabe → Freigeben / Zurück auf Ausstehend / Ablehnen

Die Status Freigegeben, Bezahlt und L19 Export lassen sich nicht direkt manuell setzen – "Freigegeben" nur über den Freigabe-Vorgang mit Bestätigungscode (siehe unten), "Bezahlt"/"L19 Export" ausschließlich über die Export-Funktionen.

PRAE-Detailseite

📷 Screenshot: PRAE-Detail mit Feldvergleich PRAE/OCR/Stammdaten

Kopfbereich: Person, Status, Zeitraum, Gesamtbetrag, Anzahl Tage, Quelle. Warnbanner erscheinen, wenn Importfehler oder Korrekturhinweise vorliegen, sowie bei Abweichungen zwischen PRAE-, OCR- und Stammdaten ("n Abweichung(en) zwischen PRAE, OCR-Erkennung und/oder Stammdaten — vor der Freigabe prüfen").

Tab "Details" enthält:

• Grunddaten: Zeitraum, Verwendungszweck, Gesamtbetrag, Nebenberuf, Einfachbezug, Quelle, Einreichungsdatum.
• PersonenDaten: Vergleichstabelle (Feld / Wert im PRAE / OCR / Stammdaten) für Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, SVN, IBAN, BIC. OCR-Werte zeigen eine Konfidenz-% (grün ≥ 90 %, orange ≥ 70 %, rot darunter). Bei echten Abweichungen kannst du je Zeile den OCR-Wert "übernehmen" oder mit "Stammdaten ändern" den Wert der PRAE in die Personen-Stammdaten zurückschreiben.
• Tagesbeträge: Liste der einzelnen Tagesbeträge.

Über "Korrigieren" (sichtbar bei Status Ausstehend/OCR Fehler/Person NEU/Korrektur Person) werden alle Felder editierbar, inkl. Hinzufügen/Entfernen einzelner Tagesbeträge. "Speichern" übernimmt die Korrektur, "Abbrechen" verwirft sie.

Weitere Tabs: "Protokoll" (Audit-Log dieser PRAE) und "Status-Verlauf" (vollständige, unveränderliche Historie aller Statuswechsel mit Zeitstempel, Benutzer/System, IP-Adresse).

Rechts wird immer das Originaldokument angezeigt (PDF/Bild) sowie – falls vorhanden – die rohen OCR-Daten.

Aktionen (Aktionsleiste unten)

Abhängig vom aktuellen Status:

• Status "Ausstehend": "Zur Freigabe stellen", "Ablehnen", "Zurück zur Korrektur (Person)", "Zurück zur Korrektur (OCR)"
• Status "Zur Freigabe": "Freigeben", "Zurück auf Ausstehend", "Ablehnen"
• Immer verfügbar: "Löschen" (endgültig; bei bereits exportierten PRAEs gesperrt)

Ablehnungen lösen automatisch eine Benachrichtigungs-E-Mail an die betroffene Person aus.

Freigabe mit Bestätigungscode (OTP)

Sowohl in der Liste (Mehrfachauswahl) als auch im Detail läuft die Freigabe zweistufig ab:

1. Klick auf "Freigeben" bzw. "Ausgewählte freigeben (n)" → ein 6-stelliger Bestätigungscode wird an deine eigene E-Mail-Adresse gesendet (gültig 10 Minuten). Hinweis: "Bestätigungscode wurde per E-Mail versendet (gültig bis HH:mm Uhr)."
2. Code im Feld "Code" eingeben, "Bestätigen" klicken.

Mögliche Fehlermeldungen: "Anfrage nicht gefunden.", "Dieser Code wurde bereits verwendet.", "Der Code ist abgelaufen. Bitte fordern Sie einen neuen an.", "Zu viele Fehlversuche. Bitte fordern Sie einen neuen Code an." (nach 5 Fehlversuchen), "Falscher Code."

Nach erfolgreicher Bestätigung wechseln alle ausgewählten PRAEs auf Status "Freigegeben", die betroffenen Personen erhalten eine Freigabe-E-Mail.

⚠️ Wichtig – Freigabe-Berechtigung: Ein Manager kann immer freigeben. Ein Prüfer benötigt dafür zusätzlich eine explizit von einem Manager erteilte Berechtigung ("darf PRAEs freigeben"). Fehlt sie, ist der Button "Freigeben" deaktiviert mit dem Hinweis "Sie sind nicht berechtigt, PRAEs freizugeben." (Vier-Augen-Prinzip). Siehe auch Benutzer & Rollen.

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Siehe auch: Status-Glossar · Personen verwalten · Zahlungsexport