Personenverwaltung – Manager-Funktionen

Verfügbar ab Rolle: Manager (Grundfunktionen ab Rolle Prüfer, siehe Personen verwalten)

Als Manager siehst und bearbeitest du zusätzlich die sensiblen Daten einer Person, kannst Personen per CSV-Datei in großer Zahl anlegen, die Datenqualität deines Personenbestands prüfen und Personen ein eigenes Login-Konto einrichten.

Auf der Personenliste stehen dir dafür zwei Dropdown-Menüs zur Verfügung: "Verwalten" (CSV-Import, CSV-Export, Massen-Benachrichtigung) und "Datenqualität prüfen" (Duplikate, Format- und Empfängerprüfungen).

Menü "Verwalten"

CSV-Import

Menüpunkt "CSV importieren" öffnet ein Import-Panel.

Erwartetes Spaltenformat (Semikolon-getrennt, Datum TT.MM.JJJJ):
Vorname;Nachname;Geburtsdatum;Wohnanschrift;IBAN;BIC;SVN;IstAutSvn;Email
Hinweistext in der App: "SVN und IBAN werden geprüft — bei ungültiger Prüfsumme wird die Person trotzdem angelegt, aber als Warnung markiert. Ist die SVN bereits bei einer bestehenden Person hinterlegt, wird die Zeile übersprungen."

Ablauf: Datei wählen → "Import starten" → Fortschrittsanzeige "Verarbeite Zeile X von Y" mit Ergebnistabelle je Zeile (Ergebnis-Chip: "Angelegt" / "Angelegt (mit Warnung)" / "Übersprungen"). Am Ende erscheint eine Zusammenfassung der Anzahl angelegter/mit Warnung/übersprungener Zeilen mit den Buttons "Neuer Import" oder "Schließen".

CSV exportieren

Menüpunkt "CSV exportieren" öffnet den Dialog "Personen exportieren". Exportiert werden alle Personen des Vereins als CSV-Datei (Semikolon-getrennt, Dateiname personen-export-JJJJMMTT.csv). Der Name (Nachname, Vorname) ist immer enthalten; zusätzlich wählst du per Checkbox:

Geburtsdatum
Wohnanschrift
E-Mail (inkl. Verifizierungsstatus)
SVN
Bankdaten (IBAN/BIC)
PRAE-Anzahl des laufenden Jahres

Mit "Exportieren" startet der Download, "Abbrechen" schließt den Dialog. Da der Export sensible Daten enthalten kann, wähle nur die Felder, die du wirklich benötigst, und gehe mit der Datei sorgfältig um.

Alle nicht verifizierten erneut benachrichtigen

Menüpunkt, der die Verifizierungs-E-Mail gesammelt an alle Personen mit noch nicht bestätigter E-Mail-Adresse erneut sendet. Bestätigungsdialog: "Verifizierungs-Mails senden" → "N Person(en) werden per E-Mail benachrichtigt — fortfahren?".

Menü "Datenqualität prüfen"

Duplikate suchen

Sucht automatisch nach Personen-Paaren, die vermutlich dieselbe Person doppelt abbilden (Ähnlichkeit bei Name/SVN/Geburtsdatum). Ergebnis-Tabelle zeigt je Kandidatenpaar Person A/B, Treffer bei Name/SVN/Geburtsdatum (je Chip "Treffer"/"Kein Treffer") sowie den Gesamt-Score ("Treffer / Erforderlich"). Kein Kandidat gefunden: "Keine Duplikat-Kandidaten gefunden."

Klick auf einen der beiden Namen öffnet den Dialog "Personen zusammenführen": Gegenüberstellung aller Felder (Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Wohnanschrift, SVN, IBAN, BIC, E-Mail, Benutzerkonto ja/nein, Anzahl PRAEs) – abweichende Werte sind farblich hervorgehoben. Warnhinweis: "Beim Zusammenführen werden Lücken der überlebenden Person mit Werten der anderen Person ergänzt. Die andere Person wird anschließend gelöscht — nicht umkehrbar." Du wählst per Button, ob "Person A übernehmen" oder "Person B übernehmen" die überlebende Person sein soll; die jeweils andere wird gelöscht, ihre PRAEs auf die überlebende Person umgehängt.

SVN/IBAN-Format prüfen

Prüft die Prüfsumme aller hinterlegten SVN- und IBAN-Werte auf einmal (nur verfügbar, wenn das Feature "IBAN/SVN-Validierung" in deinem Tarif aktiv ist). Ergebnis-Tabelle: Name (Link zur Person), SVN-Gültigkeit, IBAN-Gültigkeit (Chips "Gültig"/"Ungültig"/"—"). Ein Klick auf einen roten "Ungültig"-Chip öffnet einen Korrektur-Dialog mit dem aktuellen Wert und – sofern aus den ursprünglichen PRAE-Rohdaten (OCR) verfügbar – anklickbaren Wertevorschlägen (inkl. erkannter Konfidenz in %); bei der SVN kann zusätzlich das erkannte Geburtsdatum direkt als Prüfziffern-Ergänzung übernommen werden.

IBAN-Empfänger prüfen (alle)

Bulk-Variante der einzelnen "Empfänger prüfen"-Funktion (siehe unten): prüft nacheinander für alle Personen mit hinterlegter IBAN, ob der Kontoinhaber zum gespeicherten Namen passt. Vor dem Start Bestätigungsdialog mit Hinweis auf den Kontingent-Verbrauch. Fortschrittsanzeige "Prüfe Person X von Y" mit Ergebnisliste je Person; ist das monatliche Kontingent für IBAN-Empfängerüberprüfungen aufgebraucht, bricht der Lauf mit dem Hinweis "Kontingent erreicht — nicht alle Personen mit IBAN konnten geprüft werden." ab. Kann jederzeit über "Abbrechen" gestoppt werden. Steht bei erschöpftem Kontingent gar nicht erst zur Verfügung.

Adressen prüfen (alle)

Prüft die hinterlegten Wohnanschriften aller Personen gegen einen externen Adressvalidierungsdienst (neue Funktion, verbraucht das eigene Kontingent "Adressprüfungen/Monat", siehe Abrechnung & Verbrauch). Ablauf identisch zur IBAN-Bulk-Prüfung (Bestätigungsdialog, Fortschrittsanzeige, Kontingent-Hinweis, Abbrechen-Option). Ergebnis je Person als Chip:

"Gültig" – Adresse wurde unverändert bestätigt.
"Übernommen" – Adresse wurde automatisch korrigiert übernommen.
"Bitte prüfen" – der Dienst schlägt eine abweichende Schreibweise vor; Klick auf den Chip öffnet den Dialog "Adresse bestätigen" mit Gegenüberstellung "Aktuell" vs. "Vorschlag der Adressprüfung" und dem Button "Übernehmen".
"Ungültig" bzw. Fehlertext – die Adresse konnte nicht zugeordnet werden.

Oben auf der Personen-Detailseite zeigt dir ein Bereich den Konto-Status der Person und bietet – abhängig davon – eine passende Aktion:

Kein Konto vorhanden: Button "Konto anlegen". Er ist deaktiviert, solange die E-Mail-Adresse der Person nicht verifiziert ist (Tooltip: "Erfordert eine verifizierte E-Mail-Adresse."). Nach Bestätigung im Dialog ("Für {Name} wird ein Benutzerkonto angelegt und eine Begrüßungs-E-Mail versendet, über die die Person ihr eigenes Passwort setzt.") wird das Konto angelegt und die Begrüßungs-Mail verschickt.
Konto vorhanden, Passwort noch nicht gesetzt: Chip "Konto: wartet auf Passwort" plus Button "Willkommens-Mail erneut senden".
Konto vorhanden und aktiv: Chip "Konto: aktiv".

Dies ist der einzige Weg, ein Login-Konto der Rolle Person anzulegen – ein Passwort vergibst du dabei nicht selbst, die Person legt es über den Link in der Begrüßungs-E-Mail eigenständig fest (Seite "Passwort festlegen", siehe Anmeldung und Zugang).

Stammdaten per QR-Code ergänzen lassen

Mit dem Stammdatenblatt (Option "QR-Code zur Online-Ergänzung") kannst du Personen ihre fehlenden Daten selbst nachtragen lassen – ohne dass sie ein Konto brauchen.

Was die Person sieht: Beim Scannen des QR-Codes öffnet sich die Seite "Stammdaten ergänzen" mit den aktuellen Daten. Die Person kann Vorname, Nachname, Geburtsdatum (TT.MM.JJJJ), Wohnanschrift und E-Mail-Adresse prüfen und ändern. SVN sowie IBAN/BIC kann sie nur eintragen, wenn sie noch nicht hinterlegt sind – bereits vorhandene Bankdaten werden über den Link nie überschrieben. Eingaben werden geprüft (z. B. gültiges Datumsformat, gültige SVN/IBAN, E-Mail nicht bereits einer anderen Person zugeordnet). Nach "Absenden" erscheint eine Bestätigung ("Vielen Dank").

Gültigkeit des Links:

30 Tage ab Erstellung des Stammdatenblatts (das Ablaufdatum steht auf dem Blatt).
Einmalig verwendbar – nach dem Absenden ist der Link verbraucht.
Jedes neu erstellte Stammdatenblatt mit QR-Code macht den Link des vorherigen Ausdrucks ungültig.
Ist der Link ungültig, abgelaufen oder bereits verwendet, sieht die Person "Link nicht gültig" und wendet sich an den Verein.

Änderungen übernehmen (Manager): Die Eingaben der Person werden nicht automatisch gespeichert. Auf der Personen-Detailseite erscheint die Karte "Ausstehende Änderungen" mit einer Gegenüberstellung Feld / Bisher / Neu sowie dem Einreichungszeitpunkt.

"Übernehmen" schreibt die Änderungen in die Stammdaten der Person. Wurde die E-Mail-Adresse geändert, gilt sie danach wieder als nicht verifiziert und muss neu bestätigt werden.
"Verwerfen" löscht die eingereichten Änderungen nach Rückfrage, ohne etwas zu übernehmen.

Prüfer:innen können das Stammdatenblatt erstellen; die Karte "Ausstehende Änderungen" ist jedoch nur für Manager:innen sichtbar.

Sensible Daten in der Personen-Detailseite

Auf der Detailseite einer Person ist links der Bereich "Sensible Daten" (Chip "nur Manager") sichtbar: E-Mail, SVN, IBAN, BIC. Zusätzlich eine Kurzübersicht: Anzahl PRAEs im laufenden Jahr, Summe, Anzahl offener PRAEs.

Ein Chip "Stammdaten vollständig"/"Stammdaten unvollständig" zeigt an, ob Geburtsdatum, Wohnanschrift, SVN und IBAN vollständig hinterlegt sind – fehlende Bankdaten blockieren später die Auszahlung.

Zusätzliche Tabs (nur für Manager sichtbar)

"SVN": Checkbox "Österreichische SVN" + Feld SVN (Format 1234 010180), wird bei aktivierter Checkbox auf Gültigkeit geprüft.
"E-Mail": Kontakt-E-Mail bearbeiten, Verifizierungsstatus, bei Bedarf "Verifizierungs-Mail senden" für genau diese Person.
"Bankdaten": IBAN (Format z. B. AT12 3456 7890 1234 5678, wird validiert) und BIC. Zusätzlicher Button "Empfänger prüfen" (nur bei vorhandener IBAN): prüft extern, ob der Kontoinhaber zum hinterlegten Namen passt, und zeigt das Ergebnis als Hinweis ("Gefundener Kontoinhaber: …") an. Für alle Personen auf einmal steht dieselbe Prüfung auch als Bulk-Aktion "IBAN-Empfänger prüfen (alle)" zur Verfügung, siehe oben.

SVN und Bankdaten werden serverseitig verschlüsselt gespeichert – in der Oberfläche werden sie nur Manager:innen im Klartext angezeigt.

Siehe auch: Personen verwalten · Massen-Upload